Trocar de contador costuma começar com uma necessidade: mais clareza, outro tipo de acompanhamento ou uma rotina que combine melhor com o negócio. Para que a mudança seja organizada, vale planejar a transição antes de iniciar o novo ciclo e reunir as informações que ajudam o próximo escritório a entender a empresa.
Veja um roteiro em três etapas para conduzir essa troca com tranquilidade.
1. Defina o que você espera da mudança
Liste os motivos da troca e o que precisa funcionar melhor daqui para frente. Pode ser:
- a comunicação com o escritório;
- a organização dos documentos;
- o acompanhamento das obrigações;
- a compreensão dos números da empresa.
Essa lista ajuda a conversar com o novo escritório e a alinhar o que será atendido desde o início.
2. Mapeie documentos e assuntos em andamento
Prepare um inventário com:
- os documentos contábeis, fiscais e trabalhistas disponíveis;
- os acessos a sistemas e portais que precisam ser transferidos;
- as pendências ou solicitações em aberto;
- os próximos compromissos conhecidos pela empresa.
O conjunto necessário pode variar conforme a atividade, o regime e a situação do negócio. Por isso, peça ao novo escritório a lista de informações de que ele precisa para o seu caso.
3. Combine a passagem entre os escritórios
Alinhe com o escritório atual e com o novo:
- como será feita a transferência de arquivos e informações;
- quem será o contato de cada lado durante a mudança;
- como as dúvidas serão tratadas nesse período.
Confira também as condições acordadas entre as partes e use canais apropriados para compartilhar dados da empresa, evitando enviar senhas e documentos sensíveis por meios inseguros.
Conclusão
Uma boa transição começa com expectativas claras e informações organizadas. Antes de mudar, converse sobre o processo, confirme os itens necessários para o seu negócio e registre as combinações feitas para que a rotina siga com previsibilidade.
Está considerando trocar de contador? Converse com o novo escritório sobre seu objetivo e peça a lista de informações necessária para planejar a transição da sua empresa.