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    LGPD – respeite o ciclo de vida dos documentos de seus clientes para não sofrer com multas e com sanções

    Lgpd Respeite O Ciclo De Vida Dos Documentos De Seus Clientes Para Não Sofrer Com Multas E Com Sanções Diagnostika - Contabilidade em Brasília | Diagnóstika Contabilidade - LGPD – respeite o ciclo de vida dos documentos de seus clientes para não sofrer com multas e com sanções

    LGPD: o ciclo de vida dos documentos físicos e digitais

    A lei determina que todo o arquivo que contenha dado pessoal seja processado, armazenado e após o término da sua finalidade, seja protegido, armazenado ou descartado.

    A Lei de Proteção de Dados (LGPD) já está em vigor e agora, a partir de agosto, começarão a ser aplicadas multas e sanções.

    Com a proximidade, confira algumas dicas para ajudar as empresas, que lidam diariamente com documentos físicos e digitais, a preservarem os dados dos seus clientes e não sofrerem sanções.

    Como gerenciar os dados

    O primeiro passo para estar em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados é produzir um inventário de dados, que pode ser dividido em quatro categorias:

    1. Ativos: ferramentas e plataformas que armazenam os dados;
    2. Atividade de tratamento: processos que envolvem as coletas dessas informações;
    3. Bases de fornecedores: tudo que é armazenado de terceiros;
    4. Entidades jurídicas: eventuais contratados para coletar e processar informações pessoais – é necessário registrar quais métodos e meios foram utilizados.

    Após esse levantamento, é necessário fazer um relatório de conformidade, que determinará o tempo que cada dado ficará armazenado – a apresentação dele é obrigatória caso a autoridade responsável solicite uma auditoria.

    Se a empresa não tem profissional ou área especializada, o ideal é buscar ajuda com especialistas da área que orientam sobre esse processo de inventário. Outra forma de controlar, é criar planilhas e formulários online, que correlacionem as informações coletadas com demais fases do mapeamento dos dados pessoais.

    O ciclo da vida do documento

    A LGPD exige que todo documento que contenha dado pessoal tenha um ciclo de vida definido, isso significa que a empresa deve processar, armazenar e após o término da sua finalidade, destruir ou armazenar esse material, caso necessário devido a outras leis ou regulamentações.

    Para que isso aconteça respeitando a legislação, é indispensável criar um programa de privacidade para gerenciar tudo. O art. 37 impõe que, o controlador e operador devem manter o registro das atividades de tratamento. Ou seja, ele precisa identificar quais tipos de papéis/dados são arquivados na empresa, qual é a finalidade de cada um e a sua temporalidade, de acordo com as bases legais.

    Apesar de não constar na lei uma tabela de temporalidade, é importante buscar entender quais são os prazos previstos para os arquivos, como atestados médicos, por exemplo. Uma dica é organizar uma tabela com tempo de guarda de documentos de acordo com instituições oficiais e órgãos governamentais, que indicam a temporalidade requerida por lei.

    Como guardar o documento físico 

    A destruição de alguns documentos só pode acontecer após um tempo mínimo de armazenamento. Enquanto isso, o papel precisa ser acomodado em um local com restrição de acesso, vigilância e um ambiente climatizado para que não haja degradação.

    Esse espaço pode ser dentro da própria empresa ou em algum fornecedor especializado em guarda de documentos físicos – independentemente do tamanho da empresa esse recurso é o mais indicado por ter a segurança das informações garantida em contrato.

    Como descartar os documentos 

    Quando necessário, o descarte de um dado, principalmente o físico, deve acontecer de maneira segura. No mercado existem empresas especializadas nesse tipo de serviço, que após a destruição, emitem um certificado, comprovando o encerramento correto do ciclo da vida do documento.

    “A LGPD tem início e meio, mas não tem fim, pois os processos e dinâmicas mudam constantemente. Além disso, uma vez que você coleta dados, você é responsável por todo o ciclo, desde a coleta até a destruição.  Por isso, é importante sempre se manter atualizado para estar em conformidade e não sofrer com vazamentos e multas.” afirma o Clayton Lourenço.

    Fonte: Contábeis

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