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Operação sem nota: contabiliza ou não?

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Sumário

Para quem quer avançar, é mais do que necessário dominar o básico. Nós poderíamos conversar aqui sobre Método de Equivalência Patrimonial do CPC 18, reconhecimento de receitas pelo CPC 47 ou a contabilização de uma combinação de negócios à luz do CPC 15. O problema é que, sem base, tudo isso seria uma sequência de memorizações. E queremos que você entenda, não que você decore as coisas.

O básico não é o simples. É o que dá base. É o fundamental.

Você deve ter um amigo que já se deparou com essa situação: o cliente aparece com uma série de operações que o extrato indica, mas não há notas fiscais.

Contabiliza ou não essa operação?

Para respondermos essa questão, primeiro precisamos pensar na contabilidade em si. O objetivo dela é representar a realidade da forma mais digna possível, certo? Quando fechamos as demonstrações contábeis, atestamos que aquela é a realidade patrimonial da empresa. Ou seja, pela lógica se pode concluir que, se algo aconteceu, deveria ser contabilizado.

O seu amigo, porém, pode se sentir inseguro de contabilizar uma despesa de compra sem nota, por exemplo. “Quem sou eu, na fila do pão, para lançar algo sem nota só pela minha lógica?”. Então vamos dar uma forcinha. Quer dizer, as Normas Brasileiras de Contabilidade. Olha só:

“5. A escrituração contábil deve ser executada:

(…)

  1. e) com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis.”

Esse trecho faz parte da ITG 2000, uma norma contábil publicada pelo Conselho Federal de Contabilidade que trata da escrituração contábil. Ela é uma interpretação técnica (daí vem o ITG: Interpretação Técnica Geral) extremamente ampla, que deve ser adotada por todas as entidades, independente do seu porte ou da sua natureza.

Basicamente, o que esse item está dizendo é que se você tem documento externo (notas fiscais e recibos), isso ampara a escrituração. Se você tem documentos internos (relatórios e controles), isso também ampara a escrituração.

Então mesmo que você não tenha documentos (na sua falta), se há elementos que comprovem ou evidenciem os fatos contábeis, você tem amparo para contabilizar sim!

Posso ter despesa sem nota?

Pode ter despesa, receita e tudo mais. Para a Contabilidade, o fato de não ter cumprido uma obrigação acessória fiscal (emissão de documento fiscal) não lhe exime da correta escrituração.

Aliás, ter uma Contabilidade bem feita, de verdade, que demonstre a realidade, é o primeiro passo para que esse monte de coisas que você faz seja útil para o empresário. Se o Balanço Patrimonial e a Demonstração de Resultado estão distorcidos pelas operações “sem nota”, não tem como isso ser usado para nada mesmo, acaba virando lixo.

Agora, o fato de você contabilizar corretamente inclusive evita que se criem outros problemas para o empresário e até mesmo para o Contador. Quer dizer, você não. O seu amigo, afinal eu sei que você não tem nenhum cliente assim, certo?

Reflita sobre isso:

O cliente compra sem nota. E, para piorar, pagou pelo banco. O mau hábito no mercado contábil é não lançar isso. Logo, o saldo bancário não bate. O Contador, para baixar esse saldo, recorre ao caixa fictício:

D – Caixa (AC) C – Banco (AC) Histórico: Suprimento de caixa.

Está feita uma das piores coisas mais utilizadas para desclassificar a contabilidade em perícias contábeis ou processos administrativos tributários.

Além disso, ao fazer isso, deixou de contabilizar uma despesa. Consequentemente o lucro se tornou, ficticiamente, mais alto. Por mais que isso seja apenas um exemplo, essa Demonstração de Resultado, o cliente irá enxergar que há lucro. E o contador provavelmente irá achar o mesmo.

Lucro falso distribuído. Provavelmente usando o caixa fictício. Gerando um saldo de dinheiro em espécie de faz-de-conta na pessoa física.

Distribuição de lucro na DIRF. Pagamento em espécie (acima de R$ 50.000,00) no COAF. Recebimento em espécie (de R$ 30.000,00 ou mais) na DME. Fora todo o resto do cruzamento de informações.

E o Contador assinando tudo isso, inclusive as demonstrações contábeis, alegando que aquilo é a realidade patrimonial da empresa.

Sério mesmo que o seu amigo não vê problema nenhum nisso?

É incrível, mas tudo isso se resolve contabilizando certo. O único problema que persiste é a ausência de nota fiscal, que é um problema tributário que o cliente assumiu. Mas você prefere ter um problema ou vários? Prefere ter um problema do cliente ou vários dele e que você passou a assumir a responsabilidade junto?

Agora isso na prática:

O cliente é do Lucro Real? Problema nenhum: contabilize a despesa e faça a adição no LALUR/LACS. Nenhum dano tributário nesse sentido.

A operação sem nota é uma receita? Problema nenhum: oriente o cliente de que, mesmo sem nota, o correto é fazer a tributação. Afinal, não cumprir obrigação acessória não lhe exime de cumprir obrigação principal.

Ele “não quer” tributar? Oriente, inclusive documentando isso e colhendo assinatura da ciência. Se, lá na frente, resolver dizer que o Contador não avisou, você estará muito bem amparado para se defender.

Quer dizer… você não, o seu amigo, não é?

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