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Veja quais situações podem deixar sua empresa irregular

Falta de registros contábeis, pagamento de impostos e obrigações acessórias podem deixar a empresa irregular.

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Para regularizar uma empresa é necessário ter vários registro e cadastros relacionados ao porte e atividades escolhidas do seu negócio. Esses processos vão muito além da abertura da empresa e de possuir um CNPJ ativo.

Depois de ter iniciado as suas atividades a empresa passa a ter tarefas a serem seguidas. Para isso, é preciso manter em dia os registros contábeis, pagamento de impostos, entrega das obrigações acessórias e várias outras ações.

Registro Contábeis

Os Registros Contábeis têm como função dentro da empresa de registrar todos os eventos econômicos que foram ocorridos. Nele que você verifica quais são os benefícios, os direitos, as obrigações, o que a empresa teve de receita, de despesa, enfim, quanto ela está gerando de lucro ou de despesa de fato.

No código civil brasileiro, capítulo 4, que trata das escriturações contábeis, vale ressaltar o Artigo 1.179: “O empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva, e a levantar anualmente o balanço patrimonial e o de resultado econômico.”

E ainda, o Conselho Federal de Contabilidade, através de sua Interpretação Técnica ITG 2000, destaca que o registro contábil seja aplicado para qualquer tipo de empresa independentemente do formato jurídico ou do porte financeiro.

Os registros são de extrema importância, pois com eles é possível saber de todo o financeiro da sua empresa.

Obrigações Acessórias

As obrigações acessórias são estabelecidas pela Receita Federal. Elas existem para que as pessoas jurídicas possam informar dados tributários, previdenciários, trabalhistas e contábeis.

Mas afinal, o elas são? As Obrigações Acessórias são declarações mensais, trimestrais e anuais onde devem conter dados sobre sua empresa.

As declarações precisam ser feitas ao Governo, seja ele municipal, estadual ou federal, de acordo com o grau da obrigação.

Departamento Pessoal e RH

Essas obrigações são dever de qualquer empresa, mesmo não possuindo folha de pagamento.

Vale ressaltar que as empresas que possuem colaboradores precisam ter o auxílio de um profissional para realizar mensalmente a folha de pagamento, a emissão das guias de pagamento dos impostos e a entrega das obrigações acessórias mensais e anuais.

Então iremos citar apenas as obrigações que devem ser cumpridas pelas pessoas jurídicas sem folha de pagamento. Seja ela de pró-labore, estagiários e/ou empregados.

Relação Anual de Informações Sociais

No caso das empresas que não possuem colaboradores ou permaneceram inativas no ano-base, esta obrigação acessória denomina-se RAIS Negativa.

É um relatório de informações socioeconômicas solicitado pelo Ministério do Trabalho e Emprego brasileiro às pessoas jurídicas e outros empregadores anualmente. Foi instituída pelo Decreto nº 76.900, de 23 de dezembro de 1975.

Seu envio é anual, e sua finalidade é transmitir ao fisco a quantidade de empregados que a empresa possui. Desta forma, contribui para as estatísticas referentes ao mercado de trabalho brasileiro.

Em caso de atraso, a multa cobrada é a partir do valor de R$425,64. Este valor ainda é acrescido de R$106,40 por bimestre em atraso até o devido envio das informações.

GFIP sem movimento

O empregador/contribuinte desde janeiro de 1999 passou a entregar a obrigação acessória denominada de GFIP (Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social), elaborada no aplicativo SEFIP (Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social) e transmitida via Conectividade Social.

No caso de empresas inativas ou sem colaboradores, a GFIP é entregue como sem movimento. E a transmissão ocorre sempre em janeiro, informando que não houve fato gerador para preenchimento da declaração.

De acordo com isso, caso não ocorra nenhuma movimentação pertinente ao fato gerador dessa obrigação acessória, a empresa só terá que enviar os dados da declaração novamente em janeiro do próximo ano.

O não envio dentro do prazo de até o dia 7 do mês seguinte à competência das informações estabelece multa à empresa. O valor é estabelecido pela própria Receita Federal a partir do mínimo de R$200,00. Ele ainda pode variar de acordo com as situações.

Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)

É uma obrigação tributária acessória devida por todas as pessoas jurídicas, independentemente da forma de tributação perante o imposto de renda. Também as pessoas físicas que houverem pago rendimentos sujeitos ao  IRF ou remetidos valores ao exterior estão obrigadas à entrega da DIRF.

A declaração é feita pela fonte pagadora e tem como objetivo principal informar para a Receita Federal as contribuições retidas na fonte. Principalmente de imposto de renda, dos rendimentos pagos aos seus beneficiários, e as informações pertinentes a planos de assistência à saúde.

O atraso na entrega da DIRF, cujo o prazo final é até 28 de fevereiro, gera multa de 2% sobre o montante dos tributos e das contribuições informados na declaração, limitados a 20%, considerando o valor mínimo de R$ 200,00.

Simples Nacional

É um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos aplicável para microempresas e empresas de porte pequeno, previsto na Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006.

O erro mais comum ocorrido nas pessoas jurídicas optantes pelo Simples Nacional, geralmente é a não entrega do PGDAS quando não ocorre faturamento. Este documento é transmitido para que seja gerada a guia de pagamento unificada dos impostos, conhecida como DAS.

Muitos acreditam que se não houve faturamento no mês, então não é necessário enviar o PGDAS com os dados zerados. E é com essa prática que pode acabar gerando uma multa em torno de R$50,00. Outra consequência é impedir a apuração dos impostos devidos no mês seguinte.

Lucro Presumido

O Lucro Presumido trabalha com uma estimativa de lucro. Funciona de forma que o empresário estima a taxa de lucro que espera obter, pagando impostos referentes a este percentual. Tem como objetivo a atividade prestada pela empresa, e só é vantajoso se o lucro for acima da estimativa.

As principais regularizações das empresas do Lucro Presumido são pertinentes às obrigações acessórias DCTF, ECD e ECF:

DCTF

A Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF) é uma das modalidades utilizadas pela Receita Federal do Brasil para obter informações necessárias para o lançamento do crédito tributário e da forma que o contribuinte utilizou para quitá-lo (pagamento, compensação, suspensão ou parcelamento).

Entregue até o 15° dia útil do segundo mês subsequente à apuração dos impostos. Exemplo: as informações pertinentes à competência de 05/2019 devem ser transmitidas até 15° dia útil de 07/2019.

A penalidade pela falta de envio dessa obrigação acessória gera multa de R$ 500,00 por cada competência não entregue.

ECD

Todas as empresas optantes pelo regime tributário do Lucro Presumido, Real ou Arbitrado estão enquadradas no ambiente Sped – Sistema Público de Escrituração Digital (Decreto 6.022/2007), que indica a obrigação da entrega de dados digitais a Receita Federal, através das obrigações acessórias ECD e ECF.

São dispensadas do envio de ambas obrigações apenas as pessoas jurídicas inativas, consideradas conforme definição estabelecida pela Receita Federal (Instrução Normativa RFB n° 1.659 13 de setembro de 2016) vista anteriormente, sendo destacado para essas o cumprimento das demais obrigações acessórias previstas na lei.

A Escrituração Contábil Digital (ECD) refere-se ao envio dos relatórios contábeis da empresa. Alguns exemplos são Balanço Patrimonial, Balancete de Verificação, DRE, Livro Diário e Razão. Todos de forma digital. A obrigatoriedade está prevista conforme Instrução Normativa RFB n°1.774/2017, Art. 3°.

Seu prazo de envio é até o último dia útil de maio do ano posterior ao que se refere às escriturações contábeis. Por exemplo: as informações pertinentes ao ano-calendário de 2018 devem ser enviadas até dia 31/05/2019. E é a partir do arquivo transmitido nesta obrigação acessória que os dados para envio da ECF são carregados.

ECF

A Escrituração Contábil Fiscal (ECF) substituiu a DIPJ a partir do ano-calendário de 2014. Sua obrigatoriedade abrange todas as pessoas jurídicas imunes e isentas optantes ao Lucro Presumido, Real e Arbitrado. Sua principal finalidade é transmitir as informações pertinentes aos impostos IRPJ e CSLL, confirmando seus valores devidos com a apuração ocorrida ao decorrer do ano calendário.

Os dados enviados ainda são confrontados com as escriturações contábeis transmitidas na ECD. As informações enviadas nesta última são usadas para preenchimento da ECF com a utilização do mesmo arquivo para transmissão.

O prazo de envio é até o último dia útil de julho do ano posterior ao que se refere ás informações fiscais. Exemplo: os dados do ano-calendário de 2018 são enviadas até 31/07/2019.

Para ambas as obrigações acessórias, o não envio dentro do prazo estabelecido gera multa. O valor é de R$ 500,00 por mês não entregue para cada uma das obrigações acessórias.

Regularização

Vários empresários chegam a confundir o fato de ter uma empresa inativa e sem movimento, esse é o principal motivo de geração de débitos. Sejam eles junto à Receita Federal ou ao município onde está registrada a pessoa jurídica.

Muitos entendem que para esses perfis não existe qualquer informação a ser entregue aos órgãos competentes.

Outro erro bastante comum é se atentar unicamente aos impostos devidos. Com isso, os demais deveres da empresa como as obrigações acessórias e os registros contábeis acabam sendo deixados de lado.

Por isso, para iniciar a regularização da sua empresa é importante buscar a ajuda de um profissional contábil.

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